10 errori e-mail da evitare!

Le e-mail aziendali  (ma anche le direct email marketing) sono parte integrante dell’attività di business come mezzo di contatto e di relazione e come tali diffondono l’immagine di aziende e persone nel mondo. Dovremmo esserne sempre consci per evitare l’invio di messaggi che possano compromettere il rapporto con il nostro interlocutore o che, in qualche modo, ci mettano in cattiva luce o semplicemente creino equivoci sconvenienti…

 Occorre prestare la massima attenzione alla loro stesura e controllarle più volte prima di premere il tasto “invio”.

1. Oggetto della mail

Spedire una mail senza un oggetto specifico significa spedire messaggi “ignoti”, se poi si analizza il dato che l’oggetto ha un valore pari all’80% dell’apertura di una mail è evidente che la sua cattiva gestione (contenuto) preclude la possibilità di raggiungere velocemente il target di riferimento e persino la possibilità di essere letti.

2. Scrivere frasi incoerenti

Il titolo deve essere coerente ed attinente al contenuto del messaggio inviato. Evitare frasi banali ed utilizzare invece chiavi di lettura che facilitino la comprensione immediata del contenuto del messaggio, omettere frasi come “ecco per lei nuove offerte”. Va tenuto in considerazione il fatto che ricevendo molte e-mail al giorno la frase scritta nell’oggetto determina anche l’ordine sequenziale di lettura dei messaggi, quindi un potenziale concorrente potrebbe vedersi letta per prima l’offerta inviata solo perché il suo titolo è risultato migliore degli altri.

3. Lasciare invariato il titolo della mail quando si risponde

Un semplice esempio: quante volte si risponde ad una e-mail lasciando apparire nel titolo solo “re” (replay)? L’aggiunta di ulteriori informazioni consente a chi la ricevere di individuare esattamente il contenuto del messaggio nel modo più veloce. Se controllassimo il nostro computer in questo instante potremmo trovare centinaia di e-mail con titolo “re” e delle quali non abbiamo più reminiscenze del contenuto e chissà quali sono effettivamente di nostro interesse? L’e-mail non è un SMS.

4. Non personalizzare il messaggio per il destinatario

Non condivido il pensiero che l’e-mail sia di fatto un messaggio informale, è vero che in alcune comunicazioni questa informalità esiste e dipende dal tipo di rapporto instaurato (ad esempio tra colleghi) ma è altrettanto vero che una eccessiva informalità rende le comunicazioni troppo fredde e distaccate. Inoltre ciò denota una scarsa attenzione verso chi riceve il messaggio, il quale ritiene, a ragione, di non essere stato preso nella giusta considerazione.

5. Non considerare le modalità comunicative

A differenza della comunicazione face to face o delle conversazioni telefoniche, chi legge le e-mail non è in grado di identificare il comportamento non verbale e distinguere il tono della voce, di conseguenza formula un giudizio in base a quanto legge. È indispensabile verificare attentamente quanto scritto e considerare, magari ponendosi nei panni dell’altro, se il messaggio sia sufficientemente chiaro, conciso e comprensibile; evitare di dare tutto per scontato.

6. Non controllare la grammatica

Come detto precedentemente la e-mail rappresenta l’azienda, le persone e le loro personalità; spedire messaggi con errori ortografici è indice di scarsa attenzione; chi la riceve è indotto a pensare che il mittente sia poco affidabile e che la cura posta nel suo lavoro non sia poi così buona.

7. Scrivere testi troppo lunghi

Una buona e-mail necessità di frasi brevi e concise e la capacità di sintesi, nel rispetto della forma narrativa, è senza mezzi termini indispensabile. Se leggendo il testo della mail vi sembra troppo lungo, provate a riscriverlo e come dice il guru Jerry Mc Gover “non c’è nessun discorso che non migliori accorciandolo”.

8. Utilizzare frasi negative

Evitare l’utilizzo di frasi in negativo, ad esempio se volessimo pubblicizzare un anti-taccheggio, il messaggio dovrebbe puntare sulle opportunità offerte e quindi fare leva sulla sicurezza e non sul rischio che si corre non avendolo.

9. Non mettere i vostri riferimenti nelle e-mail

Ricevere e-mail senza riferimenti è sempre sconcertante. Quante volte ci siamo chiesti “chi è questo tizio?”, oppure “devo chiamarlo ma ho lasciato il suo biglietto da visita in auto..aspetto domani”. Quante opportunità si possono perdere? In calce ad ogni e-mail bisogna riportare il proprio nome, la posizione in azienda, il nome e l’indirizzo dell’azienda, numero di telefono, fax, indirizzo e-mail e sito web. Si potrebbe obiettare che un nostro cliente ci conosce già, che possiede da molto tempo tutte queste informazioni, certo, ma c’è forse un motivo che vieta di facilitare la vita altrui?

10. Dimenticarsi le informazioni sulla privacy

Dopo i riferimenti aziendali va sempre inserita l’informativa sulla privacy, tipo la seguente: Le informazioni contenute nella presente ed ogni eventuale file allegato, sono riservate e comunque destinate esclusivamente alla persona, ente o società sopra indicati. Se avete ricevuto questa e-mail per errore, Vi chiediamo di ritornarcela al seguente indirizzo: XXX@XXX.com e di eliminarla dai vostri archivi. E poi aggiungere anche:

L’informativa sul trattamento dei dati personali. I Suoi dati personali, ed in particolare la Sua e-mail, sono utilizzati da XXX, titolare del trattamento, in quanto inseriti nell’archivio storico degli utilizzatori dei servizi ovvero dei clienti di XXX o al limite in quanto raccolti da elenchi pubblici, al solo fine di promuovere le attività ed i servizi di XXX. I dati non sono comunicati né diffusi, e sono trattati solo dagli incaricati degli Uffici Marketing e Commerciali di XXX sia su supporto cartaceo sia con strumenti elettronici. In particolare, ai sensi dell’art. 130 del D.Lgs n. 196/2003, Lei può in ogni momento chiedere ed ottenere di non ricevere ulteriori promozioni inviando una e-mail a privacy@XXX.com.

N.B. Il testo è puramente indicativo, ogni azienda può personalizzare il messaggio a suo gradimento.